ELEMENTOS CONCRETOS QUE CONSIDERAR EN EL RELACIONAMIENTO CON LOS GRUPOS DE INTERÉS

El involucramiento significativo entre las partes interesadas relevantes y la empresa es mutuamente beneficioso, pero sin duda, reviste desafíos y la aceptación de un aprendizaje continuo. Ahora bien, esperar a generar espacios de participación solo luego que la empresa se convenza de que ha considerado todos los aspectos necesarios para su éxito, puede significar la dilación innecesaria o indefinida del involucramiento con las partes, cuando lo cierto es que siempre será mejor hacer algo a no hacer nada.

En adelante, se hace un esfuerzo por compartir varios elementos que las empresas conviene que consideren para el desarrollo de instancias de relacionamiento e involucramiento con sus grupos de interés:

1. Identificación y priorización de las partes interesadas relevantes y titulares de derechos: la identificación de las personas o grupos cuyos intereses y/o derechos, individuales o colectivos, pueden verse afectados, es clave y estará en función de la naturaleza de los impactos provenientes de las actividades, operaciones, productos o servicios de la empresa. Entre ellas, se pueden identificar: personas trabajadoras, vecinos, comunidades, proveedores, clientes, etc. También, puede ser necesario contar con representantes cuando se trata de grupos de personas, como es el caso de organizaciones de trabajadores (sindicatos), comunidades de la sociedad civil, comunidades indígenas, etc. Al respecto, es recomendable que la empresa se acerque al territorio, lo que además de facilitar la tarea de identificación, pudiendo verificar en terreno la presencia de comunidades, podrán conocerlas e imprimirá confianza y transparencia. Por su parte, es conveniente que la empresa verifique la autoridad y representatividad de las comunidades, lo cual evitará conflictos entre las comunidades y con la empresa.
2. Participación inclusiva: implica garantizar que todas las personas y grupos, incluidos los más vulnerables o marginados, cuenten con la oportunidad de ser escuchados y considerados. Esto supone considerar la participación de personas trabajadoras permanentes y temporales, migrantes, personas mayores, mujeres, familiares de trabajadores, comunidades indígenas locales, así como la representación de menores de edad, jóvenes, personas con discapacidad, entre otros.
3. Participación temprana: el involucramiento de los grupos de interés debe comenzar lo más pronto posible tanto en la vida del proyecto o actividad empresarial como en las etapas iniciales del proceso de debida diligencia. Ello permitirá que las partes interesadas puedan hacer presente sus intereses y preocupaciones a tiempo para ser consideradas en la toma de decisiones de la empresa.
4. Participación continua: la participación debe sostenerse durante el ciclo de vida del proyecto o actividades empresariales y, por ende, no se satisface con el acercamiento en un solo momento puntual. Los riesgos por su propia naturaleza son cambiantes en el tiempo y, con ello, también pueden serlo las partes interesadas identificadas.
5. Información y comunicación oportuna: para que las partes interesadas puedan compartir sus preocupaciones, intereses y puntos de vista, además de colaborar con el diseño de soluciones y su monitoreo, es clave que cuenten con información oportuna sobre el proyecto, actividad empresarial y resultados de la debida diligencia. Parte de esa información comienza con indicarles cuál es el propósito y contexto en el que se requiere su participación. También significa que la comunicación sea concreta, lo que ayudará a manejar expectativas.
6. Formas y medios culturalmente adecuados: la información debe entregarse a las partes interesadas facilitando su acceso y comprensión. Esto implica que la información se ponga a disposición a través de canales de uso común y en un lenguaje que facilite su entendimiento. Esto puede significar requerir apoyos como traductores, insumos gráficos, etc. También implica conocer los roles sociales y estructurales de los diferentes grupos de interés, entre ellos, la composición étnica de los grupos, de manera que la provisión de información, la comunicación y las instancias de participación respondan a esos aspectos y demás cuestiones culturales.
7. Desarrollo de capacidades: para que la información y comunicación sean comprensibles por las partes interesadas, la empresa tendrá que identificar si requiere primero acompañarlos en el desarrollo de capacidades, tendientes a reducir las brechas de competencias con la empresa y así las partes interesadas puedan defender sus intereses adecuadamente. Esto puede traducirse en acciones de capacitación de diferente naturaleza, por ejemplo, alfabetización, conocimientos técnicos y/o medioambientales del proyecto o actividad empresarial, conocimientos legales y normativos, cuestiones administrativas y tecnológicas, entre otras.
8. Formas de participación: ya se estableció que el ofrecimiento de espacios de participación tiene que considerar la provisión de información oportuna, para que a partir de ella se desarrolle la interacción y escucha bidireccional. Por lo tanto, significa la combinación de distintas formas de entrega de información y participación entre las que podemos identificar, folletos informativos, sitios web, espacios radiales, canales de mensajería instantánea, redes sociales, foros de conversación, reuniones, audiencias, consultas, diálogo organizado, entrevistas individuales, talleres, seminarios, grupos focales, mesas redondas, etc. 
   Un caso especial reviste el involucramiento de pueblos indígenas, de los cuales se debe obtener, cuando proceda, su Consentimiento Libre, Previo e Informado, es decir, deben disponer de toda la información relevante, a tiempo, en un formato culturalmente adecuado y en un lenguaje e idioma accesible para la toma de decisión.
9. Cuestiones formales: las instancias de participación deben ofrecer el tiempo suficiente para que las personas interesadas se expresen compartiendo sus experiencias, preocupaciones e intereses. A la vez, la empresa debe esforzarse por proveer un espacio seguro, en el cual las personas se sientan libres de expresar temas sensibles, apreciando que pueden interactuar con confianza y sin temor a represalias. Estas instancias siempre deben ser documentadas y registradas mediante actas, fotos y grabaciones. Por su parte, los acuerdos que se alcancen deben contar con un responsable y plazos claramente definidos.
10. Barreras a la participación: para facilitar la participación de las partes interesadas la empresa tendrá que considerar elementos cotidianos y culturales, además de financieros. Por ejemplo, poner atención en los horarios establecidos para las instancias de participación considerando si es compatible con las obligaciones laborales y familiares de las personas, o bien, los lugares y/o fechas si es que pudiesen afectar cuestiones de significancia cultural. Por su parte, la distancia, medios de movilización y los costos de transporte que las personas deben enfrentar para su participación. En este caso, puede ser necesario que la empresa destine recursos para compensar a las personas participantes por su tiempo y/o gastos que necesiten incurrir como movilización, traslado, cuidado de menores, tiempo no trabajado, etc.
11. Infraestructura disponible: para diseñar los espacios de participación y las formas de provisión de información a las partes interesadas, se sugiere que la empresa verifique en terreno la disponibilidad de infraestructura física, tecnológica o de otra naturaleza.