Los reportes son un buen medio para informar los resultados relevantes de un proceso de debida diligencia de forma ordenada tanto para la empresa como para muchos de sus stakeholders. Estos reportes pueden ser informes anuales, de sostenibilidad, memorias integradas u otras formas que la empresa use para la divulgación.
Ahora bien, siendo muy importante el contenido de lo que se comunica, de nada sirve si el público objetivo no puede conocerlo o entenderlo. Por lo tanto, de igual importancia es que los grupos de interés relevantes accedan a la información en el momento y lugar adecuados para ellos y en la forma que les ayude a su comprensión.
Lo anterior, cobra mayor fuerza cuando existen impactos negativos sobre los derechos humanos y, por ende, es primordial comunicarlos a los titulares de derechos. Comunicarles los resultados de la debida diligencia en derechos humanos más relevantes para ellos, en el momento oportuno y de forma culturalmente sensible y accesible, especialmente cuando aborda las propias inquietudes que ellos pueden haber planteado, son las cuestiones centrales que la empresa debe esforzarse por atender.
Para ello, la empresa tendrá que usar y combinar diversos medios para poner a disposición esta información, ya que ciertos grupos objetivo puede que no estilen consultar los reportes de la empresa o, si lo hicieran, el lenguaje utilizado en ellos sea inadecuado para su total comprensión. Entre las opciones que puede considerar una empresa están su sitio web, redes sociales, físicamente en sus instalaciones, juntas vecinales, reuniones presenciales, charlas en línea, socialización con los sindicatos, boletines, folletos, insumos gráficos, prensa o medios digitales locales, consulta con los titulares de derechos, incluso puede usar un intermediario que sea adecuado, como fundaciones o representantes de los titulares de derechos y, por supuesto, usar las instancias de participación significativa ya creadas con sus grupos de interés relevantes.
También, tiene que considerar las formas adecuadas para facilitar la comprensión, lo que significa que es necesario que conozca las características del público objetivo y las barreras que ciertos grupos marginados o vulnerables pudiesen tener para acceder a la información. Entre las cuestiones que tendrá que considerar la empresa están el idioma (incluido el uso de lenguas locales u originarias), el nivel de alfabetización, el grado de competencias técnicas, el lugar donde se ubica el público objetivo y su disponibilidad de tiempo, la existencia de discapacidades (por ejemplo, que impida su traslado para instancias de intercambio físicas, se requiera material en sistema braille o disponer de lenguaje de señas).
Es importante decir que, la comunicación de la debida diligencia tomará diferentes formas y podría usar distintos medios dependiendo de cuál es el grupo objetivo al cual se quiere llegar con la información. Por ejemplo, en la comunicación con los trabajadores pueden ser útiles los boletines internos, la intranet institucional, los representantes de los trabajadores, las reuniones de equipos de trabajo, el comité paritario de higiene y seguridad, el comité de aplicación u otros.
En cambio, si la comunicación es para informar a accionistas, sociedad civil, grupos potencialmente afectados y otras partes interesadas, son útiles los documentos, la exposición en una reunión anual, la publicación en el sitio web, correos electrónicos, entre otros.
En resumen, la empresa goza de espacio para elegir discrecionalmente las maneras en que informa públicamente los riesgos y cómo los está abordando, aunque sobre la premisa de que la información llegue a tiempo, sea de fácil acceso y comprensible para los diferentes grupos de interés. Y sumado a lo anterior, en el particular respecto de riesgos graves sobre los derechos humanos, la empresa tiene que informar oficial y periódicamente las medidas que está tomando mediante informes públicos.
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